Eingangsrechnungen automatisch erfassen statt abtippen.
Claude liest eingehende Rechnungen aus Mail-Anhängen und PDFs, extrahiert die relevanten Felder, prüft auf Plausibilität und legt einen sauberen Buchungs-Entwurf zur Freigabe vor.
Warum dieser Prozess oft Zeit frisst.
Eingangsrechnungen kommen als PDF, Foto oder Mailanhang in unterschiedlichsten Layouts. Sie manuell abzutippen, dem richtigen Konto und Projekt zuzuordnen und auf Dopplungen zu prüfen, kostet die Buchhaltung jede Woche viele Stunden — und Tippfehler sind teuer.
So würde Claude den Prozess bearbeiten.
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01
Neue Rechnungen aus Postfach, Upload-Ordner oder DMS einlesen
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02
Lieferant, Betrag, Steuer, Rechnungsnummer und Datum extrahieren
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03
Gegen Bestellung oder Stammdaten prüfen und Konto/Kostenstelle vorschlagen
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04
Auffälligkeiten markieren: Dopplung, fehlende Angaben, Abweichung zur Bestellung
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05
Strukturierten Buchungs-Entwurf zur Freigabe und zum Export bereitstellen
Was am Ende wirklich entsteht.
Strukturierter Datensatz pro Rechnung (CSV/JSON) für den Import
Prüfhinweise und Liste der Klärfälle
Vorschlag für Konto, Kostenstelle und Projektzuordnung
Warum Rechnungsverarbeitung ein klassischer Automatisierungs-Use-Case ist
Belegerfassung ist repetitiv, regelbasiert und volumenstark — genau das Profil, bei dem sich KI-Automatisierung schnell rechnet. Statt jede Rechnung manuell zu lesen, extrahiert Claude die Felder verlässlich, auch über wechselnde Layouts hinweg, und markiert nur die Fälle, die wirklich menschliche Prüfung brauchen.
Der Clou ist die Plausibilitätsprüfung: Claude vergleicht die Rechnung mit Bestellung und Stammdaten und meldet Abweichungen, bevor falsch gebucht wird. Wiederkehrende Prüfregeln halten wir als Skill fest.
Für kleine Buchhaltungen und für große Kreditorenabteilungen
Kleine Unternehmen behandeln damit den monatlichen Stapel Eingangsrechnungen in einem Bruchteil der Zeit — ohne neue Software, oft direkt aus dem Mailpostfang heraus.
Größere Unternehmen binden Claude über MCP an DMS, ERP und Bestellsystem an und automatisieren den Abgleich gegen Bestellungen (3-Way-Match). Freigaben, Logging und Vier-Augen-Prinzip bleiben dabei erhalten.
Sauber starten — ohne Risiko fürs Hauptbuch
Wir starten read-only: Claude liest und schlägt vor, gebucht wird erst nach Freigabe. So entsteht Vertrauen, bevor Schritte automatisiert werden. Im kostenlosen Termin schauen wir uns euren Rechnungseingang an und definieren den kleinsten sinnvollen Pilot.
Wenn du das produktiv einsetzen willst.
Fragen zu Rechnungsverarbeitung automatisieren mit KI?
Schreib uns auf hello@claude-os.de — oder buche direkt einen Termin, wir nehmen uns Zeit.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware oder DATEV?
Funktioniert das auch mit Foto-Rechnungen und Scans?
Wie wird verhindert, dass falsch gebucht wird?
Ist die Verarbeitung von Rechnungsdaten DSGVO-konform möglich?
Soll Claude diesen Workflow bei dir übernehmen?
In 30 Minuten wählen wir den kleinsten sinnvollen Pilot — kostenlos und unverbindlich.