Eine KI-Richtlinie für Unternehmen, die im Alltag funktioniert.
Kopiere das Muster direkt aus dieser Seite und passe Platzhalter, zugelassene Systeme, Rollen und Freigaben an. Die Vorlage ist eine praktische Arbeitsgrundlage — keine Rechtsberatung und kein Ersatz für die Prüfung eurer konkreten Daten, Anwendungen und Pflichten.
Direkt kopierbar
Zweck, Geltungsbereich, erlaubte Nutzung, Verbote, Freigaben und Meldeweg sind als vollständiges Basismuster formuliert.
Praktisch prüfbar
Eine Freigabematrix trennt Entwürfe, Außenkommunikation, Entscheidungen und technische Aktionen.
Einführbar
Checkliste, Owner, Versionsstand und regelmäßige Überprüfung machen aus dem Text einen lebenden Prozess.
Vor dem Kopieren: fünf Angaben festlegen
- Verantwortliche Stelle: Wer gibt Systeme und Anwendungsfälle frei?
- Zugelassene KI-Systeme: Welche Produkte, Kontotypen und Funktionen dürfen genutzt werden?
- Datenklassen: Welche Daten sind öffentlich, intern, vertraulich oder besonders geschützt?
- Freigaben: Wer prüft externe Inhalte, Entscheidungen und Systemaktionen?
- Meldeweg: An wen gehen Fehler, Datenschutzvorfälle und unsichere Ergebnisse?
Die Platzhalter in eckigen Klammern müssen vor Veröffentlichung ersetzt werden. Wenn sie offen bleiben, ist die Richtlinie für Mitarbeiter nicht handlungsfähig.
KI-Richtlinie Unternehmen: das kopierbare Basismuster
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die berufliche Nutzung generativer KI bei [Unternehmen]. Sie gilt für [betroffene Gesellschaften, Abteilungen und Personengruppen] sowie für dienstliche Geräte, Konten, Daten und Arbeitsergebnisse.
2. Zugelassene Systeme und Konten
Für dienstliche Aufgaben dürfen ausschließlich [Liste der freigegebenen Systeme und Kontotypen] verwendet werden. Private oder nicht freigegebene Konten dürfen keine Unternehmensdaten verarbeiten. Neue Tools, Connectoren, Modelle oder Plugins benötigen die Freigabe durch [Rolle/Team].
3. Erlaubte Nutzung
KI darf für [z. B. Ideen, Zusammenfassungen, interne Entwürfe, Übersetzungen, Recherchevorbereitung, Code-Unterstützung] eingesetzt werden, wenn die verwendeten Daten freigegeben sind und das Ergebnis vor weiterer Nutzung fachlich geprüft wird.
4. Unzulässige Eingaben und Nutzungen
Ohne gesonderte Freigabe dürfen keine [Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten, personenbezogenen Daten, Gesundheitsdaten, Personalakten, Kundendaten oder weiteren internen Datenklassen] eingegeben werden. Verboten sind außerdem das Umgehen von Sicherheitskontrollen, automatisierte Entscheidungen ohne vorgesehene Aufsicht sowie rechtswidrige, diskriminierende oder täuschende Inhalte.
5. Prüfung und menschliche Verantwortung
KI-Ausgaben sind Entwürfe. Die nutzende Person prüft Fakten, Quellen, Rechenwerte, Vollständigkeit, Urheber- und Nutzungsrechte sowie mögliche Benachteiligungen. Veröffentlichungen, Kundenkommunikation, Verträge, Personalentscheidungen, Zahlungen und andere folgenreiche Aktionen benötigen die Freigabe durch [Rolle].
6. Kennzeichnung und Dokumentation
KI-Unterstützung wird dokumentiert, wenn [festgelegte Fälle] betroffen sind. Aufbewahrt werden mindestens [z. B. System, Zweck, Verantwortlicher, relevante Quellen, Freigabe und Versionsstand], soweit dies für den Prozess erforderlich und zulässig ist.
7. Vorfälle und Unsicherheit
Falsche oder schädliche Ausgaben, unbeabsichtigte Dateneingaben, ungewöhnliche Systemaktionen und vermutete Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle werden sofort an [Kontakt/Meldekanal] gemeldet. Bis zur Klärung wird der betroffene Ablauf gestoppt.
8. Schulung, Inkrafttreten und Review
Vor der Nutzung nehmen betroffene Personen an [Schulung/Einweisung] teil. Die Richtlinie gilt ab [Datum], Owner ist [Rolle], Version [Nummer]. Sie wird mindestens [Intervall] sowie bei wesentlichen Änderungen an Tools, Daten oder Prozessen überprüft.
Wichtig: Das Muster ist bewusst allgemein. Ergänzt werden müssen unter anderem eure konkreten Systeme, Zwecke, Datenklassen, Betriebsvereinbarungen, Aufbewahrungsregeln und branchenspezifischen Anforderungen.
Freigabematrix für den täglichen Einsatz
- Ohne zusätzliche Freigabe: Ideen, Gliederungen und interne Entwürfe mit freigegebenen Daten — immer mit fachlicher Eigenprüfung.
- Vier-Augen-Prinzip: externe E-Mails, Marketingaussagen, Berichte, Angebote, Code-Merges und Veröffentlichungen.
- Freigabe durch zuständige Fachrolle: Vertragsinhalte, rechtliche oder steuerliche Aussagen, Sicherheitsbewertungen, Personalthemen und sensible Datenverarbeitung.
- Technische Einzelbestätigung: Schreiben in Drittsysteme, Massenänderungen, Versand, Löschen, Zahlungen oder Rechteänderungen.
- Nicht automatisieren: Aufgaben, deren Fehler nicht erkannt, zurückgenommen oder verantwortet werden können.
Diese Matrix ist ein Startpunkt. Sie muss an Risiken, Rollen und tatsächliche Systemrechte des Unternehmens angepasst werden.
Einführungs- und Review-Checkliste
- Geschäftsführung, IT, Datenschutz, Arbeitnehmervertretung und betroffene Fachbereiche passend einbinden.
- zugelassene Tools, Verträge, Konten, Datenflüsse und technische Einstellungen prüfen.
- Datenklassen mit verständlichen Beispielen statt abstrakten Verboten erklären.
- Freigaberegeln in die tatsächlichen Workflows und Systemrechte übersetzen.
- Mitarbeiter anhand echter Aufgaben schulen und Ansprechpartner benennen.
- einen kleinen Pilot durchführen, Fehlerbilder dokumentieren und Regeln nachschärfen.
- Version, Inkrafttreten, Owner, Änderungslog und nächsten Review-Termin veröffentlichen.
Der kostenlose KI-Kompetenz-Check hilft, Rollen, Einsatzkontext und Vertiefungsbedarf vor der Schulungsplanung zu sortieren. Für die praktische Einführung lässt sich das Muster anschließend mit der KI-Kompetenz Schulung und einer Prüfung der konkreten Datenflüsse verbinden.
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